Condiciones generales de compra del Grupo RBA
- Generalidades
- Aceptación de las condiciones de compra
- Pedidos válidos
- Aceptación del pedido
- Ofertas
- Condiciones de pago
- Documentación
- Inspección
- Cesión
- Subcontratos
- Cancelación
- Condiciones de entrega
- Almacenaje e inventario
- Embalaje, identificación y envío
- Requisitos de calidad
- Confidencialidad
- Impuestos y tasas
1. Generalidades
Se entenderá por “Proveedor” la entidad a la que se pasa el pedido y que figure el mismo. Por “Comprador” se entenderá a RBA, empresa que ejercita la compra.
2. Aceptación de las presentes condiciones de compra
El hecho que el Proveedor acepte un pedido, implica que acepta sin reservas estas condiciones generales de compra. Cualquier modificación a las presentes, deberá ser expresamente estipulada en las condiciones particulares del pedido.
3. Pedidos válidos
RBA y el Proveedor acuerdan reconocer como pedidos válidos únicamente aquellos que sean realizados por el Departamento de Compras y Producción de RBA, o con el visto bueno de este departamento.
4. Aceptación del pedido
El pedido quedará formalizado automáticamente en el momento que quede recepcionado por el Proveedor. El Proveedor acepta que el pedido contiene el convenio entre RBA y Proveedor, y que no existe otro convenio que modifique los términos, condiciones o especificaciones del pedido, a menos que se haya realizado ulteriormente por escrito y aceptado por ambas partes.
5. Ofertas
Todos los términos, condiciones y especificaciones, incluidos o adjuntos a la oferta del Proveedor así como la correspondencia relacionada con la misma, a los que no se haga referencia expresa en el pedido, se entenderán rechazados por RBA y serán ineficaces. La mera cita de la oferta en el pedido o documentos anexos no modifica esta cláusula. Asimismo quedan sin eficacia las Condiciones Generales de Venta del Proveedor, a las que expresamente renuncia por el hecho de la aceptación del pedido.
6. Condiciones de pago
- Forma de pago. Cualquier forma de pago deberá ser aprobada por escrito por RBA
- Medios de pago. Los pagos se realizarán mediante pagaré
- Condiciones de facturación. Todas las facturas deberán contener los requisitos exigidos por la reglamentación del IVA y legislación vigente aplicable. En la factura se deberá incluir obligatoriamente el código del pedido
7. Documentación
El Proveedor se compromete durante un periodo de 10 años, desde la fecha de entrega del suministro de los materiales y servicios que cumplimentan el correspondiente pedido, a mantener en su poder los originales de la totalidad de la documentación. El Proveedor se compromete a facilitar a RBA, durante el plazo indicado en el apartado anterior, la documentación antes citada a simple requerimiento de RBA.
8. Inspección
RBA y sus representantes autorizados podrán inspeccionar el material, durante el proceso de fabricación y antes de su expedición, en los talleres del Proveedor, debiendo éstos poner a disposición cuanto sea necesario para ello. La inspección y la aceptación del material no eximirán al Proveedor de sus garantías y responsabilidades de suministrar el material en estricto acuerdo con las especificaciones. RBA, podrá prescindir de la inspección en fábrica, sin que ello signifique que renuncie de su derecho a inspeccionar en destino. Si el material se rechaza en destino, RBA podrá proceder a las reparaciones necesarias y pasará el correspondiente cargo al Proveedor.
9. Cesión
El Proveedor no podrá asignar o transferir el pedido, ni ninguno de los derechos y obligaciones nacidos del mismo, sin la aprobación previa y por escrito de RBA.
10. Subcontratos
El Proveedor no podrá subcontratar el contenido del pedido, en todo o en parte, sin la aprobación previa o por escrito de RBA. En el caso de haber sido autorizado para la subcontratación, el Proveedor conservará toda la responsabilidad sobre el suministro.
11. Cancelación
RBA podrá cancelar el pedido en cualquier momento, total o parcialmente, con sólo comunicarlo al Proveedor por escrito. Al recibo de esta comunicación, el Proveedor detendrá todo el trabajo relacionado con el pedido.
12. Condiciones de entrega
RBA, indicará en cada pedido las condiciones de entrega. La entrega se realizará según lo indicado en el parte de distribución y a gastos pagados. RBA podrá cambiar, de forma razonable y con aviso previo, las condiciones que figuran en los programas de entrega. Cualquier incidencia que impida la entrega de las cantidades establecidas en los programas y en los plazos fijados debe ser comunicada inmediatamente a RBA. Las cantidades especificadas en los pedidos o programas de entrega deben ser respetadas en todo momento por el Proveedor.
13. Almacenaje e inventario
Almacenaje: El Proveedor se compromete a mantener depositados en sus almacenes los materiales y componentes de los pedidos, a simple requerimiento de RBA y sin cargo alguno. Este almacenaje se realizará de forma tal, que los materiales y componentes se conserven en perfecto estado. Inventario: Serán a cargo del Proveedor los materiales o componentes que habiéndole sido entregados, según la documentación pertinente, no estén en su poder y no pueda justificar documentalmente la devolución a RBA.
14. Embalaje, identificación y envío
Todos los materiales serán embalados por el Proveedor en forma que permita su transporte y almacenamiento con garantía. Se aplicará una protección conveniente y adecuada del contenido con materiales resistentes a los agentes atmosféricos. Todos los materiales serán identificados de forma perfectamente legible, indicando en todas las partes legibles la cantidad, el producto y el destino.
15. Requisitos de calidad
El Proveedor deberá tener como práctica habitual un programa de aseguramiento de la calidad debidamente documentado, elaborado según las directrices de una norma de reconocido prestigio. El programa incluirá, como mínimo, manual de calidad, procedimientos, programas de puntos de inspección, etc., estando a disposición de RBA desde el momento de la oferta.
16. Confidencialidad
Toda la información técnica, como son listas de material, procedimientos de fabricación, especificaciones técnicas, sistemas, fotografías, muestras y en general todo tipo de documentación referida al diseño, fabricación o distribución de los componentes y productos fabricados por el Proveedor para RBA, se considerará estrictamente confidencial. También se considera confidencial el contenido de los pedidos, planes de entrega y previsiones de fabricación que se den a conocer al Proveedor, el cual se compromete a mantener el secreto sobre todos estos tipos de información, no sólo frente a terceros sino también entre su propio personal, siempre que no requiera acceder a ellos por su función dentro de la empresa.
17. Impuestos y tasas
El Proveedor se compromete a cumplir con las obligaciones fiscales sobre los rendimientos del trabajo personal, en base a su nómina y, se responsabiliza asimismo frente a RBA del cumplimiento de la vigente legislación sobre Seguros Sociales y sobre cualquier otro gravamen estatal o local de obligado cumplimiento al respecto. Todos los impuestos y tasas serán a cargo del Proveedor, excepto el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), que será a cargo de RBA.
Homologación
- Objeto del precedimiento
- Ámbito de aplicación
- Definición y meta del proceso de homologación
- Cuestionario y bases de la evaluación de un proveedor
- Etapas del proceso de homologación
- Selección previa
- Evaluación potencial
- Resultado de la evaluación
- Validación de la homologación
1. Objeto del procedimiento
Evaluar y validar que cada proveedor deberá tener capacidad demostrada para realizar los suministros, cumpliendo todos los requisitos de las especificaciones y órdenes de compra requeridos por RBA.
2. Ámbito de aplicación
Valorar y evaluar en origen la capacidad de los proveedores para asegurar su calidad, estableciendo que se deberá llegar con el proveedor a un entendimiento claro en materia de aseguramiento de la calidad, proponiendo como uno de los métodos que “RBA confíe en el sistema de aseguramiento de la calidad del proveedor”.
3. Definición y meta del proceso de homologación
La homologación tiene como objetivo principal certificar a RBA que el proveedor cumple con los requisitos para garantizar en el futuro “La calidad de producto, la calidad del servicio y la calidad de información” que precisa RBA, y que aparece establecida en su política de proveedores, dentro del rango y tipo de servicio adquirido.
4. Cuestionario y bases para la evaluación de un proveedor
- Actividad y productos
- Organización y funcionamiento
- Potencial técnico: desarrollo, diseño, investigación, experiencia, etc
- Potencial industrial: medios de producción, instalaciones y sistemas de mantenimiento
- Capacidad de producción y nivel de disponibilidad de la misma
- Situación económica y financiera
- Nivel de control e inspección de calidad
- Existencia de la gestión y del aseguramiento de la calidad
- Organización y nivel del Departamento de Servicio al Cliente
- Nivel de relaciones laborales
5. Etapas del proceso de homologación
5.1. Selección previa
Este primer contacto se realizará en las oficinas de RBA con cita previa. El proveedor podrá realizar su identificación y la presentación de su empresa. Si los productos que representa son acordes a las necesidades de RBA, se le solicitará una oferta, para que pueda realizarse una valoración del conjunto de aspectos que se precisan para el conocimiento del proveedor y las características técnico-económicas del producto solicitado.
5.2. Evaluación potencial
La evaluación de un proveedor se realizará con el máximo respecto a un código preestablecido y se deberá tener en cuenta la integridad, la discreción, la confidencialidad, la propiedad industrial, la propiedad intelectual y, sobre todo, la transparencia de las actuaciones. Esta evaluación, se realizará en las instalaciones del proveedor, en una visita previamente concertada. Los elementos a evaluar son los descritos en el apartado cuatro de este procedimiento.
6. Resultado de evaluación
El resultado de la evaluación permitirá homologar o no a un proveedor, validando o no su capacidad para cumplir los futuros compromisos de suministro en las condiciones exigidas y de acuerdo con los baremos previamente establecidos por RBA.
Clasificación según los resultados obtenidos:
- Calificación A: Debe superar el 80 % de los puntos exigidos. El proveedor es aceptable para el suministro. Proveedor homologado
- Calificación B: Debe alcanzar el 70 % de los puntos exigidos. El proveedor es potencialmente aceptable para el suministro. Requiere ajustes menores. Proveedor condicionalmente homologado
- Calificación C: No supera el 55 % de los puntos exigidos. El proveedor no es aceptable para el suministro. Requiere grandes ajustes. Proveedor no homologable
- Calificación D:No supera el 45 % de los puntos exigidos. Al proveedor no se le puede calificar. Requiere introducir sistemas básicos
7. Validación de homologación
Hasta que un proveedor consiga la “Calificación A” (provisionalmente y condicionalmente podrá admitirse una "Calificación B”) no procede efectuarle ningún pedido. Una vez realizado el primer pedido y, según las necesidades de RBA, se procederá a la validación de la homologación, comprobando que se cumplen rigurosamente las especificaciones de RBA en un período no inferior a tres meses ni superior a seis.